Lançamento de Despesa
Rotina de Lançamento de Despesas no Financeiro
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Através desta tela é possível inserir registros de despesas a pagar ou efetuar manutenção em registros existentes.
Cada despesa inserida terá um número de identificação da sequência e conterá informações gerais sobre a mesma. Para cada sequência de despesa poderá haver N vencimentos vinculados e para cada vencimento poderá ter N pagtos vinculados.
Na parte superior da tela teremos os dados da despesa:
Sequência
Número sequencial exclusivo de cada despesa.
Status
Informativo, refere-se a processos de autorização quando implantado de forma integrada.
Previsão
Esta opção permite diferenciar as despesas que já são definidas das que são apenas uma previsão.
Tipo de Pessoa e Pessoa
O Sistema permite atribuir registros de despesas a uma pessoa física ou jurídica, selecione o tipo de pessoa e pesquise a pessoa se já tem cadastro. Repare que além dos Tipos PF e PJ, para agilizar as buscas é possível selecionar registros de pessoas vinculados a outros cadastros.
Data Emissão
Informe a data de emissão de um documento fiscal como por exmeplo Nota Fiscal do Fornecedor ou Prestador.
Data Entrada
Informe a Data de Entrada da despesa no financeiro.
Competência
Selecione o mês e ano da competência da despesa.
Documento
Informe o número de documento vinculado a despesa. Informar o número do documento neste campo, como o número da nota fiscal, quando for o caso, permitirá facilitar buscas de registros a posterior por este campo.
Histórico
Selecione um histórico padrão previamente cadastrado. Se selecionar um histórico padrão será copiada a informação para o campo histórico para ser complementada a informação.
Observação Padrão
Caso queira configurar, poderá realizar um cadastro de observações padrão e vincular a despesa ao registro selecionado.
Após informar os dados da despesa, deve ser atribuído os dados para cada vencimento vinculado a despesa.
Do lado esquerdo são informados os dados de data de vencimento e valor e do lado direito para cada vencimento existem abas com campos opcionais de informações.
Acione a opção Gravar após informar os dados de vencimentos.
Repare que no grid após a coluna de Valor existe o Campo Pagamento. Quando este campo estiver em branco é porque ainda não foi realizado o pagamento. O campo poderá conter ainda informação se já consta como pago o vencimento da despesa ou se o pagamento consta como parcial.
As informações desta aba se referem a um vencimento da despesa e pode ser inserido dados como por exemplo de desconto financeiro quando existir para o vencimento da despesa.
As informações desta aba se referem a um vencimento da despesa e pode ser inserido dados como por exemplo de encargos financeiros no caso de atraso.
Caso um prestador tenha retenções de impostos a ser considerado para a despesa deverá ser parametrizado em seu cadastro de pessoa jurídica quais tributos devem ser retidos nas despesas. Feito isso é possível nesta aba efetuar a retenção e apurar o valor líquido a ser pago da despesa.
Para casos específicos onde exista retenção de INSS no pagamento da despesa a ser recolhido pode ser usado esta aba para inserir a informação correspondente.
Para casos específicos onde exista retenção de ISS no pagamento da despesa a ser recolhido pode ser usado esta aba para inserir as informações correspondentes.
Nesta aba você poderá se desejar inserir informações sobre o método de pagamento do vencimento da despesa.
Após inserir os dados de cada vencimento da despesa você deverá acionar a opção Gravar. Repare que será inserido no grid os vencimentos e valores. Caso deseje visualizar os dados vinculado ao vencimento da despesa ou altera-los, clique selecionando o vencimento, proceda a consulta de dados ou alterações.
No final da tela existe a opção Baixar Pagamento. Ela é ativada apenas após selecionar um vencimento da despesa.
Você poderá usar a opção no menu Baixa Múltipla do Pagamento de Despesas para realizar a baixa de pagamento simultânea de vários vencimentos de despesa na mesma data de pagamento ou usar esta opção para baixar ou alterar individualmente um pagamento de vencimento de despesa:
Data de Pagamento
Informe a data do pagto da despesa.
Valor
Valor Bruto sem considerar descontos ou acréscimos.
Valor Desconto ou Valor Glosa
Caso tenha havido redução do valor informar nestes campos.
Valor Acréscimo
Caso tenha havido acréscimo a ser considerado no pagamento informar neste campo.
Valor da Baixa
O sistema calcula o valor que será considerado líquido da baixa.
Outros campos de valores
O sistema apresentará outros campos de valores de acordo com as parametrizações efetuadas para o vencimento da despesa.
Confirmação e Emissão
São apenas campos opcionais de controle, dependo da sua rotina podem ser utilizados para controlar processos.
De acordo com o método de pagamento selecionado poderá haver diferença de campos a serem informados. Estes dados são usados no módulo de integração de pagamento bancário e/ou para integração de dados com o movimento de caixa e bancos.
Quando um método de pagamento de débito em conta é informado, constará apenas as informações de conta por onde foi efetuado o pagamento.
Se for utilizado o módulo de integração de pagamento bancário, então poderá haver métodos de pagamento que foram previamente parametrizados como por exemplo pagamento de boletos, contas de concessionárias e tributos e neste casos precisará ser informado código de barras e/ou linha digitável de acordo com cada necessidade de layout de instituição para o envio dos registros para ser realizado em lote os pagamentos.
Na parte inferior da tela de lançameno de despesas você encontrará a opção Anexos. Acionando será apresentado tela para que possa inserir, consultar, alterar ou excluir imagens e documentos anexos as despesas.
Informe um título, selecione um tipo de documento se for o caso e selecione o arquivo desejado para ser anexado. Você poderá ainda usar a opção de captura através de uma web cam para anexar imagens de documentos.
Utilize a opção visualizar para ver vários documentos anexos simultâneos.
Você poderá no cadastro de pessoas inserir dados de contratos que existam. Além de anexar o documento na outra opção vinculado a pessoa, neste cadastro permite informar um pouco mais de detalhes sobre o contrato, sobre quando tem reajuste, qual o índice de reajuste e outras informações para que durante um registro de despesa possa consultar estas informações.
Esta opção permite agilizar o lançamento de despesas que possuem várias parcelas mensais. Para isso informe o valor total, o número de parcelas e a data de vencimento inicial. Defina se caso a data recair em dia não útil o que deverá ser considerado. Esta geração verifica além do sábado e domingo o cadastro de feriados para definir a data de vencimento de uma parcela quando você selecionar opção diferente de manter a data.
Esta opção é ativada quando você marca uma despesa como Previsão. O uso do lançamento como previsão permite que seja lançado antecipadamente despesas que são recorrentes e que você deseja já pré-lançar elas para vários meses.
Primeiro você faz o registro de Previsão e depois aciona a opção Replicar e gera para outros meses.
Quando a despesa real chegar (NF, Boleto, por exemplo) você localiza a previsão na aba de pesquisa, seleciona ela, desmarca a opção Previsão e altera os dados para os valores corretos e regrava a despesa.
Cada despesa poderá estar vinculada a classes gerenciais previamente cadastradas e a centros de custo. Você poderá ratear uma despesa em diversas classes, no entanto o valor total do rateio que fizer precisa ser coincidente com o valor total da despesa.
Se existir um padrão de rateio para despesas, você poderá parametrizar tabelas de rateio para agilizar o lançamento.
Use a aba de pesquisa para localizar regitros de despesas de acordo com os diversos filtros disponíveis na tela.
