Folha de Cotação
Utilize o processo de cotações online com fornecedores definindo itens a serem cotados, enviando convites para que informem pela web os valores e condições e acompanhe o leilão até o encerramento.
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Campo
Conteúdo
Mapa
Para criar uma cotação nova deixe este campo em branco ou digite o número da cotação que deseja acessar.
Comprador
Selecione o nome do comprador / usuário que está responsável pela cotação/compra.
Data
Informe a data de cadastramento da cotação.
Observação
Campo de uso opcional para dados informativos.
Campo
Conteúdo
Item
Selecione o Item a ser efetuada a cotação.
Unidade Fornecedor
Fator
Unidade Estoque
Informações do cadastro de Materiais e Medicamentos. As cotações são feitas na unidade do fornecedor. O campo fator quando as unidades do fornecedor e estoque são iguais deve ser = 1. Se forem diferentes, este campo ao gerar pedido definirá o fator de conversão para entrada no estoque multiplicando a quantidade pelo fator, por exemplo: O item é vendido em caixas com 100 ampolas, porém seu controle de estoque é em ampolas, então você teria: Und Forn = CX Fator = 100 Und Estoque = AMP
Setor Controla Estoque
Marque este campo para filtrar apenas os setores que controlem estoque.
Setor
Informe o setor para onde será destinada a entrega/entrada do item.
Observação
Campo opcional para dados informativos sobre o item.
Após preencher as informações clique na opção Gravar.
O próximo passo após definir os itens que serão cotados será definir o período que ficará aberto o processo de cotações online e quais fornecedores previamente cadastrados serão convidados para participar da cotação.
Campo
Conteúdo
Período da Cotação
Informe a partir de qual data e hora estará aberto o processo de cotação e quando terminará. Fornecedores somente conseguirão acessar a tela que será enviado link em seu e-mail no período definido.
Situação
Ao iniciar o cadastramento de fornecedores a situação será = Não Liberado para Fornecedores.
Classe Fornecedor
Filtra os registros de "Fornecedor" apresentados. Campo não obrigatório e carregará as informações ativas em "Classe de Fornecedor" com opção padrão "Todos".
Fornecedor
Selecione o fornecedor previamente cadastrado que será convidado.
Vendedor
Informe um nome de Vendedor vinculado ao fornecedor para ser direcionado a cotação se for o caso.
Informe o e-mail para o qual deverá ser enviado o link para que o fornecedor possa acessar a tela de cotação online.
A medida que você for incluindo fornecedores o sistema carregará na tabela inferior os fornecedores inseridos e todos os itens da cotação para o fornecedor.
Ao concluir a inclusão de fornecedores e desejando iniciar a liberação da cotação aos fornecedores altere a Situação = Liberado para Fornecedores.
O processo de cotação ficará aberto até o período que você definiu, quando será encerrado automaticamente para entrada de cotações pelos fornecedores, porém poderá ser alterado por você a Situação para Encerrado Manualmente se for necessário.
Ao utilizar a rotina Importar Cotações será alterado a situação para Importado.
Ao efetuar a inclusão ou qualquer alteração no cabeçalho ou nos detalhes de fornecedores e itens, clique na opção Gravar.
Após um fornecedor preencher seu preço na Cotação Online o sistema permitirá que informe um outro preço desde que seja menor, exceto se você selecionar o fornecedor e clicar na opção: Permitir Informar Vl. Superior ao Anterior.
A opção Atualizar somente é utilizada em situações específicas de integrações com outros processos de compra onde registros na base de dados precisam ser convertidos para cotação web, não é utilizado no processo normal descrito neste artigo para cotação web.
Para que você possa enviar os convites deverá ser previamente configurado o cadastro Parâmetro Cotação Web.
Selecione no campo Enviar por o cadastro que criou em Parâmetro Cotação Web para vincular as informações e formato do e-mail que será enviado aos fornecedores.
Campo
Ação
Apenas fornecedores não convidados
Marque este campo para apresentar os fornecedores para os quais ainda não foi enviado o e-mail com o convite.
Fornecedores com % de preenchimento inferior
Na tabela inferior existe a lista de fornecedores vinculados a cotação e o campo % Preenchido. Supondo que uma cotação tenha 2 itens e o fornecedor ainda não incluiu suas cotações ele terá 0% Preenchido, se incluiu o preço para apenas um item dos 2 ele terá 50% Preenchido. Se já incluiu preço nos 2 itens ele terá 100% Preenchido. Você pode usar este filtro para verificar os fornecedores por exemplo que tenham preenchimento inferior a 100%, ou seja, que não concluíram a inserção de cotações e fazer contato se necessário alertando sobre o processo e período de encerramento.
Todos
Traz na tabela inferior todos os fornecedores vinculados a cotação.
Na tabela inferior você pode selecionar apenas um fornecedor, alguns ou todos para enviar os convites.
Você terá 2 opções na parte inferior da tela: Enviar e-mails e Preencher Valores do Fornecedor
Nesta opção você poderá digitar / alterar os valores do fornecedor, selecione o fornecedor e acione a opção. Será mostrado mensagem conforme exemplo acima.
Esta opção irá enviar e-mails ao fornecedores selecionados com o convite para participarem do processo.
Configure em Parâmetro Cotação Web os dados do e-mail a ser enviado.
Quando o fornecedor clicar no link enviado no e-mail ele terá acesso a uma tela para ser informado alguns dados e os valores dos itens para a cotação.
O fornecedor poderá informar no cabeçalho o nome do Vendedor, Data de Pagamento ou Condição de Pagamento , Prazo de Entrega em Dias e Valor de Frete caso tenha.
Na tabela de itens para cotação, em cada linha de item poderá informar Observações para o item, % IPI, % Desconto e Valor Unitário Bruto. O Sistema apresentará o Valor Total do Item e poderá ser informado pelo fornecedor uma validade para a cotação do item. Após informar os dados de cada item ele deverá acionar a opção Gravar.
Concluído a entrada de dados das cotações poderá o fornecedor acionar a opção Receber por E-mail, quando será enviado por e-mail ao fornecedor um relatório em formato PDF com os dados de cotação:
Para que esta função funcione é necessário ser parametrizado no cadastro de e-mail genérico as regras para envio:
Campos
Conteúdo
Descrição
Apenas um nome que você possa localizar a posterior a parametrização do e-mail genérico para esta função.
Informe por qual e-mail será enviado.
Servidor SMTP Porta Conexão SSL
Informe referente ao e-mail que será utilizado para envio o endereço do Servidor SMTP, a Porta e marque se requer Cconexão SSL. Verifique estes dados com seu suporte de TI ou em seu provedor de e-mail.
Aplicação
Selecione a aplicação Moderna
Formulário
Selecione a opção: Receber por E-mail - Cotação Online
Assunto
Informe a descrição do assunto que será enviado no E-mail.
Outros Campos
Não existe necessidade de preencher outros campos para esta função. Após efetuar o cadastro e Gravar utilize a opção na tela Enviar e-mail teste para verificar se está tudo certo. Consulte sua caixa de entrada para confirmar o recebimento do e-mail teste enviado.
Caso você tenha alterado a situação da cotação para Encerrado manualmente ou tenha encerrado o período definido para as cotações, quando o fornecedor tentar acessar o link para cotações que recebeu no e-mail será apresentado a ele a mensagem:
Durante o período que as cotações etão abertas para serem efetuadas pelos fornecedores você poderá acompanhar o processo através da rotina Grade de Cotações:
Terminado o período de Cotações você poderá ainda prorrogar o período final alterando a data final da cotação:
46.000
Jan/25
Criado a Configuração por Formulário “Desabilitar botão Receber por E-mail”. Quando ativa, sistema oculta o botão “Receber por E-mail” do formulário Folha de Cotação.
46.000
Jan/25
Incluído na Aba "Fornecedores para Cotação" o campo "Classe Fornecedor" para filtrar os registros de "Fornecedor" apresentados. Este campo não será obrigatório e carregará as informações ativas em "Classe de Fornecedor" com opção padrão "Todos".
